I.- Contexto
¿Qué es, en qué consistió el estudio?
La modernización y mejora de la gestión administrativa ha sido una de las prioridades y objetivos estratégicos perseguidos por el Instituto Federal Electoral (IFE) desde al menos los últimos 4 años. Por ello, el IFE ha puesto en marcha diversas iniciativas y proyectos para modernizar, simplificar, optimizar y fortalecer la operación administrativa, con el fin de hacerla más eficiente y menos costosa.
El análisis de la estructura organizacional realizado por la empresa Deloitte forma parte de este conjunto de acciones impulsadas por el Instituto, y tiene como objetivo estratégico diagnosticar la eficiencia del cuerpo operativo del IFE, identificar áreas de oportunidad para reconfigurar tareas y responsabilidades, así como desarrollar mejores políticas organizacionales acorde a resultados y desempeño.
¿Por qué y para qué se llevó a cabo?
En sus más de 20 años de existencia, el IFE ha crecido de manera significativa, debido a la asignación de nuevas atribuciones como resultado de reformas electorales, así como a la naturaleza cíclica de su funcionamiento. En consecuencia, por mandato del Consejo General, recomendaciones de los órganos fiscalizadores, así como análisis institucionales, en enero pasado se planteó la necesidad de realizar un estudio sobre la situación que guarda la estructura organizacional, a efecto de mejorar las condiciones actuales del Instituto y contar con información actualizada que permita orientar la toma de decisiones de sus autoridades.
En este contexto, cabe mencionar que en sus Informes Previos de Gestión 2011 y 2012 la Contraloría General ha señalado que existe una sobreestimación respecto al número de plazas presupuestales y de honorarios solicitadas, en comparación con la plantilla real utilizada, sobre todo en los meses que separan a un proceso electoral federal de otro. Por ello, en una lógica de compromiso público con la sociedad, el IFE ordenó la realización de un estudio que diera cuenta de la funcionalidad de la estructura institucional del Instituto.
¿Cómo y cuándo se llevó a cabo?
Para la contratación de la empresa Deloitte, el IFE emitió la Licitación Pública Nacional LP-IFE-015/2013, que se dio a conocer a través la página web del IFE y Compranet el 22 de marzo de 2013, así como en el Diario Oficial de la Federación.
Para las bases de la licitación se realizó un estudio de mercado que contó con 3 cotizaciones. El fallo se dio el 5 de abril, a favor de la empresa Deloitte Consulting Group, luego de concluir todas las etapas de la licitación previstas en la normatividad.
El proyecto inició formalmente el 24 de abril de 2013 con su presentación a los miembros de la Junta General Ejecutiva (JGE), así como a los Consejeros Electorales que integran la Comisión Temporal de Presupuesto. Su desarrollo implicó, por un lado, el levantamiento de información a partir del desahogo de entrevistas al personal, talleres de revisión, análisis documental, revisión de bases de datos y definición de criterios de análisis relacionado con el diseño de propuestas. El estudio concluyó el 31 de julio.
II.- Clasificación de información e interés público
Los resultados del estudio arrojaron información que fue clasificada como temporalmente reservada, por constituir hallazgos y recomendaciones que al no ser vinculatorios se encontraban en proceso de deliberación por parte de las autoridades del Instituto, con el fin de determinar las acciones a seguir para su posible y eventual implementación. Por ello, la Unidad Técnica de Planeación solicitó el 5 de septiembre del año en curso, mediante oficio UTP/464/2013, incorporar la información sobre los hallazgos y recomendaciones derivadas Servicio de Consultoría para el Análisis de la estructura organizacional del Instituto Federal Electoral al Índice de Expedientes Clasificados como Temporalmente Reservados. La incorporación al índice de expedientes reservados fue confirmada por el Comité de Información del Instituto el pasado 15 de octubre.
El 24 de octubre se presentó a los integrantes de la Junta General Ejecutiva el Informe sobre el servicio de consultoría para el análisis de la estructura organizacional del IFE, donde se detallan las motivaciones, orígenes, objetivos, desarrollo y principales hallazgos del proyecto, además de las acciones inmediatas y las acciones 2013-2014.
Estas acciones responden a la existencia de un insumo institucional inédito sobre la estructura integral del IFE, que permite comprender las dinámicas y problemática organizacional e identificar las áreas específicas de mejora para establecer rutas de acción.
Ante el Informe presentado, varias áreas del IFE manifestaron su interés de conocer el estudio en su totalidad, para estar en condiciones de iniciar un proceso de análisis que determinara la viabilidad de poner en práctica las recomendaciones que arrojó el estudio.
Aunado a lo anterior, en la sesión extraordinaria del Consejo General del 28 de octubre, las representaciones de los partidos políticos ante el máximo órgano colegiado del Instituto manifestaron su interés por conocer los hallazgos que arrojó el estudio sobre la estructura organizacional del IFE, advirtiendo su importancia para la planeación institucional con miras a la posible transformación hacia un Instituto Nacional Electoral.
III.- El proceso de deliberación y la toma de decisiones
En un esfuerzo de prospectiva institucional que responde al interés suscitado por los resultados del estudio sobre la estructura organizacional del IFE realizado por la empresa Deloitte, el IFE ha estado en condiciones de tomar decisiones inmediatas y a mediano plazo para implementar algunas acciones que son operativamente viables y cuentan con el consenso institucional. Se trata de cuatro acciones inmediatas y cuatro acciones 2013-2014 que pueden ser ejecutadas por el IFE, cuyo alcance y estatus se resume en los siguientes cuadros:
De esta manera las autoridades del Instituto iniciaron el análisis de la información contenida en el estudio referido, algunas de cuyas recomendaciones han servido como insumo para instrumentar mejoras organizacionales inmediatas y mediatas. El proceso de análisis continúa y serán las propias autoridades las que determinen los contenidos, los tiempos, el alcance y la ruta a seguir sobre la posible implementación de las recomendaciones vertidas en el multicitado estudio.
Es preciso destacar que las recomendaciones que arroja el estudio de Deloitte no son vinculantes y en esta fase sólo constituyen un insumo para orientar las decisiones estratégicas que tomen las autoridades del Instituto, las cuales dependerán en buena medida de las circunstancias que enfrente el IFE en los próximos meses. Dado que el estudio propone algunos cambios drásticos sobre los cuales no existe una decisión final, se decidió clasificar el estudio a fin de no dificultar decisiones aún no tomadas, tratando de evitar incertidumbre tanto entre las personas que trabajan en el IFE, como hacia el exterior.
En este sentido, no es posible obviar y es fundamental considerar que la coyuntura política actual presenta posibilidades reales de que el IFE se convierta en la única autoridad electoral a nivel nacional, lo cual implicaría, entre muchas otras cosas, una profunda transformación de la estructura organizacional y operativa del actual Instituto. Ante este panorama, la perspectiva integral y el detalle de las recomendaciones presentadas en el estudio de Deloitte permitirán establecer una ruta de acción para una transición firme, cuidadosa y ordenada en el corto, mediano y largo plazo.
Por todo lo anterior, las autoridades del Instituto han decidido hacer pública la información contenida en el estudio de Deloitte, sus hallazgos y recomendaciones, para que legisladores, partidos políticos, funcionarios del IFE y la sociedad en general puedan conocer, por un lado, la complejidad de la estructura operativa de la Institución y, por el otro, entender las significativas implicaciones que traería un cambio como el que se ha planteado, de la mano de un insumo de la solidez y rigurosidad que ofrece el estudio de Deloitte, para transitar hacia las mejoras operativas identificadas.
IV.- Conclusiones: tres argumentos para la desclasificación de la información
El Instituto Federal Electoral pone a disposición del público en general los resultados del estudio estructura organizacional y salarial realizado por la empresa Deloitte, para que puedan ser analizados por los diferentes actores y sectores de la sociedad mexicana, bajo las siguientes argumentaciones:
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Toma de decisiones. Si bien las recomendaciones que arroja el estudio seguirán siendo analizadas por las autoridades del IFE de acuerdo a las circunstancias que se enfrenten en un futuro próximo, a la fecha se han tomado algunas determinaciones con el consenso institucional para implementar acciones inmediatas y a corto plazo para instrumentar mejoras organizacionales.
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Interés público. Tanto al interior del IFE como fuera de él, se ha manifestado un genuino y mayúsculo interés por conocer toda la información y en particular las recomendaciones del estudio de Deloitte, ya sea para llevar a cabo análisis de viabilidad, como para planear una transformación mayor, como podría ser la creación del Instituto Nacional Electoral (INE)
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Insumo en la coyuntura. El objetivo del estudio encargado a Deloitte es fundamentalmente ser un insumo sólido, realizado por una empresa externa y reconocida, que permita al IFE visualizar áreas de oportunidad para posibles cambios en la estructura organizacional que haga más eficiente la operación de la institución. Ante el incierto panorama de una inminente reforma electoral, que posiblemente transforme al Instituto en una autoridad nacional, resulta del mayor interés que los resultados del mencionado estudio sean conocidos por las autoridades y actores que forman parte de la deliberación pública sobre dicha reforma y los cambios que esperan al IFE.
Consulta el Diagnóstico organizacional del IFE elaborado por Deloitte Consulting.
