Asimismo, se informa que se iniciaron en el presente trimestre tres auditorías a los Centros Regionales de Cómputo en los estados de Aguascalientes, Sinaloa y Tabasco, cuyos resultados se darán a conocer en el próximo informe.

Adicionalmente, se informa que se iniciaron tres auditorías especiales, una a la Junta Local en el estado de Chihuahua y dos revisiones especiales a la Dirección Ejecutiva del Registro Federal de Electores, enfocadas a determinar el cumplimiento de los contratos de prestación de servicios celebrados por el Instituto con las empresas Qualita Sistemas, S.A. de C.V. y Metadata, S.A. de C.V., respectivamente.

AUDITORIA ESPECIAL PARA EL PROCESO ELECTORAL FEDERAL DEL AÑO 2000.-

En este rubro se presenta un análisis del resultado de los informes Tercero y Cuarto de las auditorías especiales que se practicaron a los 32 órganos desconcentrados del Instituto que lidereó, supervisó y revisó el personal de la Contraloría Interna, basándose en el apoyo convenido con una firma de Contadores Públicos, concluyéndose que no se detectaron irregularidades como faltantes de efectivo, malversación de fondos o activos, gastos personales o violaciones intencionales a los controles internos.

En lo relativo a las observaciones derivadas de la auditoría practicada por el despacho Freyssinier Morín durante el año 2000, en el primer informe se emitieron 241 observaciones, habiéndose desahogado 239, 1 se encuentra en proceso de solventación y 1 se turnó a la Dirección de Responsabilidades de la propia Contraloría Interna para, en su caso, instruir el procedimiento administrativo previsto por la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

En el segundo informe se emitieron 270 observaciones, de las cuales 265 han sido atendidas por las áreas auditadas y 5 se turnaron a la Dirección de Responsabilidades para los efectos precisados.

En lo relativo a los informes tercero y cuarto de la citada auditoría se han recibido para su seguimiento 152 observaciones, de éstas 111 han sido desahogadas, 40 se encuentran en proceso de solventación y 1 se turnó a la Dirección de Responsabilidades para los efectos conducentes.

Adicionalmente, se informa del estado que guardan las observaciones emitidas con motivo de las auditorías integrales que la Contraloría Interna ha practicado durante el año 2001 a los Centros Regionales de Cómputo, habiéndose formulado en el trimestre 25 observaciones, de las cuales 17 fueron atendidas por los órganos auditados y 8 se encuentran pendientes de solventar.

Durante el período que se informa se iniciaron y concluyeron las siguientes auditorías:

ANTECEDENTES

Con motivo de la auditoría que practicó la Contaduría Mayor de Hacienda a este Instituto al ejercicio fiscal de 1997, entre otras observaciones se encuentra la núm. 97-22111-1-127-2-02, referente a que en la revisión de los registros se identificó que la disponibilidad en bancos al 31 de diciembre de 1997 por $9,926.2 miles de pesos, no fue reintegrada a la TESOFE, en infracción a los artículos 72, párrafo segundo del Reglamento de la Ley del Servicio de Tesorería de la Federación y el numeral 118 del Manual de Normas para el Ejercicio del Gasto en la Administración Pública Federal.

Al respecto, la recomendación de la Contaduría Mayor de Hacienda señala que se informe al órgano interno de control lo relativo a los recursos no ejercidos ni enterados a la Tesorería de la Federación a fin de que actúe conforme a sus atribuciones.

En atención a la recomendación que sobre el particular formuló la Contaduría Mayor de Hacienda, esta Contraloría Interna solicitó a la Dirección Ejecutiva de Administración la documentación comprobatoria referente a la solventación de la observación y recomendación en cuestión formulada por el citado órgano de fiscalización, para proceder a su análisis y determinar lo conducente.

Conforme a lo anterior, el órgano interno de control, previo análisis y valoración de la documentación proporcionada, emitió resolución bajo el expediente núm. CI/09/03/2000, de fecha 05 de abril del 2000, en el sentido de que los hechos presuntamente irregulares observados por la Contaduría Mayor de Hacienda, no configuran responsabilidad administrativa a cargo de servidores públicos de este Instituto. Sobre esta resolución y a petición de la Contaduría Mayor de Hacienda se le presentó el expediente respectivo que contiene el soporte documental que se consideró en dicha resolución.

Derivado de su análisis, la Contaduría Mayor de Hacienda solicitó al órgano interno de control verificar la documentación que soporta la aplicación de la disponibilidad en bancos al 31-XII-1997 según saldos en libros, en los conceptos presentados por la Dirección Ejecutiva de Administración, exceptuando los de Pasivo circulante y Aportaciones a Instituciones que ya habían sido verificados por personal de ese órgano de fiscalización.

ALCANCE

Para dar cumplimiento a la petición de la Contaduría Mayor de Hacienda, se revisó y analizó la totalidad de la documentación que soporta la aplicación de los recursos, conforme al siguiente desglose:

RESULTADO DE LA REVISION

Como resultado de la revisión practicada a la documentación proporcionada por la Dirección de Recursos Financieros, se obtuvo lo siguiente:

Este rubro refleja un importe de $12,848.0 miles, que corresponde a impuestos sobre nóminas e ISR retenido y enterado por arrendamiento de inmuebles de Oficinas Centrales, amparados en 5 pólizas cheque que se encuentran soportadas con documentos comprobatorios como declaración mensual y complementarias, papeles de trabajo para el cálculo del pago de impuestos, SOMIRES y comprobante de pago ante la institución bancaria.

Este rubro presenta un importe de $5,716.0 miles que corresponde a pago de aguinaldos, estímulos, finiquitos, bono y nómina extraordinaria, de los que se revisaron 40 pólizas; 32 de Diario las cuales se encuentran soportadas con documentación comprobatoria como son: oficios de radicación de recursos, reportes de ministraciones, avisos de traspasos de cada centro de costo y SOMIRES, así como 8 pólizas de Egresos soportadas con documentación similar a la anterior, adicionando en estas la copia del cheque y oficios de autorización.

En este rubro se constató que con oficio núm. DRF/051/98 de fecha 21 de enero de 1998, la Dirección de Recursos Financieros reintegró a la Tesorería de la Federación el importe de $141.0 miles que incluye los $27.3 miles, de intereses generados en cuentas productivas de 6 Juntas Locales Ejecutivas y 7 Centros Regionales de Cómputo. Lo anterior se acredita con copia de la póliza cheque, recibo de ingresos y formulario múltiple de pago.

En este caso, el remanente de $1.3 miles fue considerado en el reintegro global a la Tesorería de la Federación por $847.7 miles, mediante oficio núm. DRF/380/98 de fecha 30 de junio de 1998. Lo anterior se acredita con el documento múltiple de aviso de reintegro y el citado oficio.

Este concepto se refiere a un sueldo no cobrado en la Junta Local Ejecutiva de Campeche por $0.8 miles, el cual fue reintegrado a la Tesorería de la Federación por la Dirección de Recursos Financieros, como se acredita con oficio núm. DRF/380/98 de fecha 30 de junio de 1998.

El importe de $878.8 miles por concepto de reintegros a la Tesorería de la Federación, se encuentra comprendido en dos enteros globales efectuados por la Dirección de Recursos Financieros, mediante los oficios núm. DRF/380/98 de fecha 30 de junio y DRF/710/98 del 05 de noviembre de 1998, por un total de $1,067.5 miles.

En este rubro se revisaron 17 pólizas cheque por un importe de $2’997.3 miles, que amparan adquisiciones de bienes y servicios afectadas en 1997, las cuales se encuentran debidamente soportadas con la documentación comprobatoria del gasto tales como: facturas, pedidos, SOMIRES y oficios del área solicitante que acreditan la recepción.

Con respecto al importe de $7.2 miles, la Dirección de Recursos Financieros informa que esta llevando a cabo un proceso de depuración para determinar su origen y aplicación, o en su caso, efectuar el reintegro correspondiente. Al respecto, este órgano de control dará seguimiento a la aclaración o reintegro de esta partida.

CONCLUSION

Con base en la revisión efectuada a la documentación proporcionada por la Dirección de Recursos Financieros, se concluye que las disponibilidades en bancos por $72,483.7 miles al 31 de diciembre de 1997, fueron aplicadas en los conceptos indicados en el presente informe, afectando el presupuesto de ese año, y se encuentran debidamente soportadas con la documentación respectiva.

ACCIONES

El informe de esta revisión fue turnado a la Dirección de Responsabilidades de esta Contraloría Interna, quien emitió el acuerdo complementario que confirmó la resolución del expediente CI/09/03/2000 en el sentido de que no se configuró responsabilidad administrativa a cargo de servidores públicos del Instituto por los hechos que se configuran en la observación-recomendación que nos ocupa.

Asimismo, mediante oficio No. CI/343/2001 de fecha 1° de marzo del año en curso, se turnó a la Dirección Ejecutiva de Administración un ejemplar del acuerdo complementario que se emitió en el caso que nos ocupa a fin de que por conducto de esa área se informara al órgano de auditoría superior de la federación.

Por tal motivo, la citada Dirección Ejecutiva remitió mediante oficio No. DE/00820/2001 de fecha 27 de marzo del 2001 al órgano de auditoría superior de la federación el acuerdo complementario de referencia.

ANTECEDENTES

Mediante oficio núm. C.I./104/2001 de fecha 24 de enero del año en curso, la Contraloría Interna comisionó personal auditor, para verificar selectivamente que el presupuesto autorizado al Instituto para el año 2000 se ejerció y registró con apego a las normas y disposiciones legales aplicables, y que las erogaciones presupuestales se encuentran soportadas con la documentación comprobatoria que reúna los requisitos establecidos en la normatividad; lo anterior, a efecto de validar la información presupuestal y contable que se presenta en la Cuenta Pública del año 2000.

OBJETIVOS

Revisar que las operaciones de gasto corriente realizadas se registraron contable y presupuestalmente conforme al clasificador por objeto del gasto. Así también, constatar que los documentos contabilizadores de egresos, ingresos y de diario, se encuentren debidamente respaldados con la documentación original comprobatoria, que acredite fehacientemente las operaciones que en ellas se reflejan, verificando que hayan sido cumplidos los requisitos fiscales y administrativos que señala la normatividad aplicable. En lo referente al gasto de inversión, corroborar que su ejercicio se respalda en los oficios de autorización por parte de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y que la adquisición de bienes inventariables se ajustó a las disposiciones de la Ley en la materia.

ALCANCE

Para cumplir los objetivos antes señalados, se reviso el 8.0% ($548’817,521) del presupuesto ejercido que ascendió a $6,882’686,543, correspondiente a los meses de junio, agosto, octubre y diciembre del 2000, conforme al siguiente desglose:

RESULTADO DE LA REVISION

Conforme al resultado de la revisión practicada, se determinó que la documentación que amparan las pólizas revisadas se encuentra en original, completa y reúne los requisitos fiscales y administrativos tales como: póliza de afectación contable y presupuestal emitida por el SIAR debidamente validada, solicitud y ministración de recursos (SOMIRE), sello de entrada al almacén o, en su caso, firma de conformidad del servicio y pedido / contrato; así mismo, se corroboró que las adquisiciones del Capítulo 5000 Bienes Muebles e Inmuebles, se apegaron a los oficios de autorización emitidos por la S.H.C.P. Por último, se constató que las afectaciones contables y presupuestales de las operaciones realizadas, fueron registradas de acuerdo al clasificador por objeto del gasto.

CONCLUSION

Con base en el resultado de la revisión, se concluye que el ejercicio del presupuesto en la muestra revisada de los meses de junio, agosto, octubre y diciembre del 2000, se realizó conforme a las normas y lineamientos a que se encuentra sujeto, no habiéndose determinado observaciones relevantes que dieran lugar a modificaciones en las cifras que se presentan en los formatos de la Cuenta Pública del año 2000.

PERIODO AUDITADO

Noviembre de 1999 a Diciembre del 2000

ALCANCE

En el capítulo 1000 Servicios Personales se revisó el 63.0% ($4,042,418), del presupuesto ejercido en el período auditado que ascendió a $6,406,596. Asimismo, conforme al programa de trabajo se revisaron selectivamente los expedientes de personal, las nóminas de plaza presupuestal y de honorarios, los movimientos de altas, bajas, promociones, los controles de asistencia, casos de parentesco, el reintegro de sueldos no cobrados, para verificar que su manejo y comprobación se ajusta a las disposiciones establecidas en esta materia.

En los capítulos 2000 Materiales y Suministros, 3000 Servicios Generales, y 5000 Bienes Muebles e Inmuebles, el alcance de la revisión fue como sigue:

En el rubro de Recursos Materiales se revisaron selectivamente que las adquisiciones de bienes de consumo y de bienes inventariables ingresaran al almacén, el registro en kárdex y la distribución final de los bienes. Se revisó que en las adquisiciones efectuadas se observaran los rangos autorizados y las disposiciones de la Ley de Adquisiciones vigente al momento de la operación, para adjudicación directa, invitación restringida y licitación publica, según el caso, y por lo que respecta a los servicios pagados se verificó que estos hayan sido realizados efectivamente.

En materia de recursos financieros se verificaron los controles establecidos para el manejo de los recursos tales como las cuentas bancarias, las conciliaciones, el libro auxiliar de bancos, el registro y concentración a la Dirección Ejecutiva de Administración de los rendimientos bancarios generados por el manejo de cuentas productivas, la elaboración de documentos de corresponsabilidad, registro y control (DOCORECOS) y de pólizas-cheque, entre otros.

RESULTADOS DE LA REVISION

Como resultado de la auditoría practicada se formuló la cédula de observaciones y recomendaciones que fue signada por el Director y Enlace Administrativo del Centro Regional de Computo, así como por los auditores comisionados. En dicha cédula se consignan las observaciones determinadas, que por su importancia se clasifican en A = Relevantes; AA = Muy Relevantes; y B = No Relevantes.

INFORME EJECUTIVO

El Informe Ejecutivo de esta auditoría fue presentado a la consideración del Consejero Presidente y del Presidente de la Comisión de Contraloría Interna, enviándose también un ejemplar del informe al Secretario Ejecutivo, al Director Ejecutivo del Registro Federal de Electores y al Encargado de la Dirección Ejecutiva de Administración, así como al Director del Centro Regional de Computo; en él se describen los objetivos, el alcance, el resultado de la revisión y la opinión de este órgano de control.

PERIODO AUDITADO

Noviembre de 1999 a Diciembre del 2000

ALCANCE

En el capítulo 1000 Servicios Personales se revisó el 71.0% ($2,948,358), del presupuesto ejercido en el período auditado que ascendió a $ 4,147,156. Asimismo, conforme al programa de trabajo se revisaron selectivamente los expedientes de personal, las nóminas de plaza presupuestal y de honorarios, los movimientos de altas, bajas, promociones, los controles de asistencia, casos de parentesco, el reintegro de sueldos no cobrados, para verificar que su manejo y comprobación se ajusta a las disposiciones establecidas en esta materia.

En los capítulos 2000 Materiales y Suministros, 3000 Servicios Generales y 5000 Bienes Muebles e Inmuebles, el alcance de la revisión fue como sigue:

En el rubro de Recursos Materiales se revisaron selectivamente que las adquisiciones de bienes de consumo y de bienes inventariables ingresaran al almacén, el registro en kárdex y la distribución final de los bienes. Se revisó que en las adquisiciones efectuadas se observaran los rangos autorizados y las disposiciones de la Ley de Adquisiciones vigente al momento de la operación, para adjudicación directa, invitación restringida y licitación publica, según el caso, y por lo que respecta a los servicios pagados se verifico que estos hayan sido realizados efectivamente.

En materia de recursos financieros se verificaron los controles establecidos para el manejo de los recursos tales como: las cuentas bancarias, las conciliaciones, el libro auxiliar de bancos, el registro y concentración a la Dirección Ejecutiva de Administración de los rendimientos bancarios generados por el manejo de cuentas productivas, la elaboración de documentos de corresponsabilidad, registro y control (DOCORECOS) y de pólizas-cheque, entre otros.

RESULTADOS DE LA REVISION

Como resultado de la auditoría practicada se formuló la cédula de observaciones y recomendaciones que fue signada por el Director y Enlace Administrativo del Centro Regional de Computo, así como por los auditores comisionados. En dicha cédula se consignan las observaciones determinadas, que por su importancia se clasifican en A = Relevantes; AA = Muy Relevantes; y B = No Relevantes.

INFORME EJECUTIVO

El Informe Ejecutivo de esta auditoría fue presentado a la consideración del Consejero Presidente y del Presidente de la Comisión de Contraloría Interna, enviándose también un ejemplar del informe al Secretario Ejecutivo, al Director Ejecutivo del Registro Federal de Electores y al Encargado de la Dirección Ejecutiva de Administración, así como al Director del Centro Regional de Computo; en él se describen los objetivos, el alcance, el resultado de la revisión y la opinión de este órgano de control.

PERIODO AUDITADO

Noviembre de 1999 a Diciembre del 2000

ALCANCE

En el capítulo 1000 Servicios Personales se revisó el 46.5% ($2,909,815) del presupuesto ejercido en el período auditado que ascendió a $6,245,487. Asimismo, conforme al programa de trabajo se revisaron selectivamente los expedientes de personal, las nominas de plaza presupuestal y de honorarios, los movimientos de altas, bajas, promociones, los controles de asistencia, casos de parentesco, el reintegro de sueldos no cobrados, para verificar que su manejo y comprobación se ajusta a las disposiciones establecidas en esta materia.

En los capítulos 2000 Materiales y Suministros y 3000 Servicios Generales, el alcance de la revisión fue como sigue:

En el rubro de Recursos Materiales se revisaron selectivamente que las adquisiciones de bienes de consumo y de bienes inventariables ingresaran al almacén, el registro en kárdex y la distribución final de los bienes. Se revisó que en las adquisiciones efectuadas se observaran los rangos autorizados y las disposiciones de la Ley de Adquisiciones vigente al momento de la operación, para adjudicación directa, invitación restringida y licitación publica, según el caso, y por lo que respecta a los servicios pagados se verificó que estos hayan sido realizados efectivamente.

En materia de recursos financieros se verificaron los controles establecidos para el manejo de los recursos tales como: las cuentas bancarias, las conciliaciones, el libro auxiliar de bancos, el registro y concentración a la Dirección Ejecutiva de Administración de los rendimientos bancarios generados por el manejo de cuentas productivas, la elaboración de documentos de corresponsabilidad, el registro y control (DOCORECOS) y de pólizas-cheque, entre otros.

RESULTADOS DE LA REVISION

Como resultado de la auditoría practicada se formuló la cédula de observaciones y recomendaciones que fue signada por el Director y Enlace Administrativo del Centro Regional de Computo, así como por los auditores comisionados. En dicha cédula se consignan las observaciones determinadas, que por su importancia se clasifican en A = Relevantes; AA = Muy Relevantes; y B = No Relevantes.

INFORME EJECUTIVO

El Informe Ejecutivo de esta auditoría fue presentado a la consideración del Consejero Presidente y del Presidente de la Comisión de Contraloría Interna, enviándose también un ejemplar del informe al Secretario Ejecutivo, al Director Ejecutivo del Registro Federal de Electores y al Encargado de la Dirección Ejecutiva de Administración, así como al Director del Centro Regional de Computo; en él se describen los objetivos, el alcance, el resultado de la revisión y la opinión de este órgano de control.

La auditoría integral en este órgano desconcentrado se encuentra en proceso de ejecución a la fecha de corte del presente informe, en razón de que se inició el 27 de marzo y concluirá el 6 de abril del año en curso. El informe de resultados que derive de esta revisión contendrá los objetivos, el alcance, las observaciones determinadas con su respectiva clasificación de relevancia, así como una opinión del órgano de control, y será sometido a la consideración del Consejero Presidente y de la Comisión de Contraloría Interna; dicho informe se presentará en el siguiente reporte trimestral.

La auditoría integral en este órgano desconcentrado se encuentra en proceso de ejecución a la fecha de corte del presente informe, en razón de que se inició el 27 de marzo y concluirá el 6 de abril del año en curso. El informe de resultados que derive de esta revisión contendrá los objetivos, el alcance, las observaciones determinadas con su respectiva clasificación de relevancia, así como una opinión del órgano de control, y será sometido a la consideración del Consejero Presidente y de la Comisión de Contraloría Interna; dicho informe se presentará en el siguiente reporte trimestral.

La auditoría integral en este órgano desconcentrado se encuentra en proceso de ejecución a la fecha de corte del presente informe, en razón de que se inició el 27 de marzo y concluirá el 6 de abril del año en curso. El informe de resultados que derive de esta revisión contendrá los objetivos, el alcance, las observaciones determinadas con su respectiva clasificación de relevancia, así como una opinión del órgano de control, y será sometido a la consideración del Consejero Presidente y de la Comisión de Contraloría Interna; dicho informe se presentará en el siguiente reporte trimestral.

En este capítulo se reporta el avance de las auditorías especiales que se iniciaron en trimestres anteriores, así como las revisiones que se iniciaron en el período que se informa:

1. JUNTA LOCAL EJECUTIVA EN EL ESTADO DE MEXICO

En el cuarto informe trimestral del 2000 se reportó que se emitió el informe relativo a la evaluación preliminar de las irregularidades denunciadas por el Coordinador Administrativo entrante, al asumir ese cargo en la Junta Local Ejecutiva en el Estado de México. Ese reporte fue entregado al Consejero Presidente, al Presidente de la Comisión de Contraloría Interna y al Secretario Ejecutivo.

Como resultado de la evaluación antes citada, se determinó llevar a cabo una auditoría especial a los rubros en donde el Coordinador Administrativo detectó algunas irregularidades. Para agilizar dicha revisión y poder concluirla con oportunidad, se dividió la auditoría en dos áreas, una relativa al departamento de recursos financieros y otra relativa al departamento de recursos materiales.

La auditoría para algunas cuentas y procedimientos del departamento de recursos financieros ha sido concluida y se ha emitido su respectivo Informe, el cual fue entregado al Consejero Presidente, al Presidente de la Comisión de Contraloría Interna y al Secretario Ejecutivo.

De los resultados de esta auditoría se concluye que existen elementos para que se inicien procedimientos administrativos en contra de algunos servidores públicos de esa Junta Local, en virtud de que se detectaron presuntas irregularidades que podrían configurar responsabilidad administrativa; toda vez que al parecer, se cometieron violaciones tanto a la normatividad del Instituto como a las disposiciones legales de la Administración Pública Federal.

La Dirección de Responsabilidades de la Contraloría Interna está analizando este informe de auditoría a fin de determinar la procedencia de iniciar un procedimiento administrativo en contra de servidores públicos adscritos a esa Junta Local.

En cuanto a la auditoría para algunas cuentas y procedimientos del departamento de recursos materiales, ésta aún no ha sido concluida y se tiene un avance del 80% aproximadamente.

2. JUNTA LOCAL EJECUTIVA EN EL DISTRITO FEDERAL

En el informe del trimestre anterior se reportó la conclusión de la auditoría, en campo, relativa a los contratos de arrendamiento y servicios celebrados por la Junta Local Ejecutiva en el Distrito Federal, la cual fue seleccionada como parte del programa de auditoría. Actualmente respecto de esta ya se emitió el informe respectivo, que fue entregado al Consejero Presidente, al Presidente de la Comisión de Contraloría Interna y al Secretario Ejecutivo.

El alcance de esta revisión fue de 32 contratos celebrados o vigentes durante el pasado proceso electoral, de los cuales 8 no presentan problema bajo el enfoque de riesgo que se evaluó durante la auditoría. Otros 10 contratos fueron ampliaciones o extensiones a los que estaban operando, por lo que los 14 restantes, que son los revisados, se detectó que presentan diferentes irregularidades como puede ser el proceso de adjudicación, en el soporte documental, en el valor convenido de la operación, en los bienes convenidos, contratos incompletos en su clausulado y el uso anticipado de recursos para el pago del servicio convenido.

De lo anterior se concluyó que existen elementos suficientes para que se inicien procedimientos administrativos en contra de servidores públicos adscritos a la Junta Local en el Distrito Federal.

Las irregularidades detectadas podrían configurar responsabilidad administrativa; ya que al parecer, se habrían cometido violaciones tanto a la normatividad del Instituto como a las disposiciones legales de la Administración Pública Federal.

La Dirección de Responsabilidades de la Contraloría Interna está analizando el informe de referencia, a fin de determinar la procedencia de iniciar un procedimiento administrativo en contra de servidores públicos del citado órgano desconcentrado.

Por lo que toca a la auditoría de los Pedidos-Contratos de la Junta Local Ejecutiva en el Distrito Federal, en el informe del trimestre anterior se reportó que la revisión estaba en proceso; a la fecha ha sido concluida la auditoría y ya se ha emitido el Informe, el cual fue entregado al Consejero Presidente, al Presidente de la Comisión de Contraloría Interna y al Secretario Ejecutivo.

De 123 pedidos-contrato formulados en la Junta, 3 fueron proporcionados durante la revisión, 43 no presentan problema y por la diferencia sólo se determinó revisar 46 pedidos-contrato, considerando que se trata de una muestra representativa, suficiente para valorar e informar como se estuvieron efectuando las operaciones de adquisiciones de materiales en la Junta Local Ejecutiva en el Distrito Federal, durante el pasado proceso electoral.

Los 46 pedidos-contrato presentan el mismo patrón de elaboración que utilizaron para celebrar los contratos de prestación de servicios y arrendamientos, por lo que se detectó la misma problemática de irregularidades cometidas por algunos servidores públicos de la Junta y por lo tanto, daría lugar a la misma configuración de responsabilidad administrativa; ya que al parecer, han cometido violaciones tanto a la normatividad del Instituto como a las disposiciones legales de la Administración Pública Federal.

En el informe del trimestre anterior se reportó que la auditoría a los contratos de servicios y arrendamientos, celebrados durante el pasado proceso electoral por la Junta en comento, se encontraba en un 80% de avance. Actualmente, dicha revisión ya fue concluida y en breve se emitirá el informe respectivo, que se hará del conocimiento de las autoridades superiores del Instituto.

Como parte del programa de auditoría, se inició una revisión especial a los contratos de servicios y arrendamientos celebrados por la Junta Local Ejecutiva en el Estado de Chihuahua durante el pasado proceso electoral. Esta revisión se encuentra en proceso de ejecución con un 50% de avance, en el siguiente informe trimestral se reportarán los resultados obtenidos.

Se continuó con la auditoría a las adquisiciones de bienes y servicios realizados en la Dirección Ejecutiva del Registro Federal de Electores, con cargo a los recursos provenientes de los convenios de apoyo y colaboración con los gobiernos de los estados para las elecciones locales, durante el período que abarca los ejercicios de 1997 a 2000.

A la fecha de realización de este informe la auditoría aun no ha sido concluida, con un avance estimado del 80% por lo que sus resultados serán presentados una vez que la auditoría se encuentre concluida.

6. DIRECCION EJECUTIVA DEL REGISTRO FEDERAL DE ELECTORES.

Auditoría al Cumplimiento del Contrato No. 183/2000 para el Mantenimiento Correctivo y Preventivo de los Digitalizadores de Imágenes.

Derivado de la auditoria realizada en el trimestre julio – septiembre de 2000, al proceso de generación e impresión de las listas nominales de los estados de Coahuila, Nuevo León y Tamaulipas para los comicios federales del 2 de julio, se determinó la necesidad de llevar a cabo una auditoría al cumplimiento del contrato de prestación de servicios No. 139/99 celebrado entre el Instituto Federal Electoral y la empresa Niveles S.A. de C.V., para el mantenimiento preventivo y correctivo a los 58 digitalizadores de imágenes que se encuentran distribuidos en los 17 Centros Regionales de Cómputo, del cual se informaron los resultados en el informe correspondiente al cuarto trimestre del año próximo pasado.

De la misma forma, se llevó a cabo la verificación del cumplimiento del similar 183/2000 en virtud de que se trata de servicios de la misma naturaleza para los cuales se determinaron incumplimientos en el contrato inmediato anterior.

• Verificar que la contratación del servicio se haya realizado conforme lo establecen las disposiciones legales aplicables.

ALCANCE

Con base en el clausulado del contrato 183/2000 se procedió a verificar la totalidad de la documentación que soporta la realización de los servicios proporcionados durante su vigencia y su congruencia con los pagos realizados al proveedor. Asimismo, se revisó la documentación disponible sobre el procedimiento que se llevó a cabo para la contratación del servicio.

RESULTADOS

Al término de los trabajos respectivos, se pudo corroborar que se realizaron 111 de 116 mantenimientos preventivos, 26 de 58 mantenimientos correctivos, según consta en la documentación que soporta el pago de las facturas presentadas por el proveedor.

En la cláusula tercera del contrato de referencia se incluye un cuadro que especifica las cantidades y precios unitarios de cada uno de los conceptos que integran el precio pactado, sin embargo, no se encontró evidencia de que para la realización del servicio haya sido necesario utilizar la totalidad de las cantidades previstas para algunos de esos conceptos; no obstante lo anterior, los servicios fueron recibidos de conformidad por el Instituto.

CONCLUSIONES

Con base en los resultados se concluye que existen presuntas responsabilidades tanto de los servidores públicos que aceptaron de conformidad los servicios sin asegurarse de que las cantidades de cada uno de los conceptos que integran el precio hubiesen sido efectivamente ejecutadas por el prestador del servicio y, de este último, por el incumplimiento descrito.

ACCIONES

La Contraloría Interna ha iniciado la valoración de los hechos antes expuestos con el propósito de identificar las violaciones a las disposiciones legales o estatutarias en que hayan incurrido los servidores públicos involucrados, para iniciar los procedimientos respectivos que lleven al eventual fincamiento de las sanciones a que haya lugar. Asimismo, se evaluará la vía jurídica por medio de la cual se podrán fincar responsabilidades al prestador del servicio y una vez identificada se promoverá su realización, procurando en todo caso el resarcimiento del daño.

6. DIRECCION EJECUTIVA DEL REGISTRO FEDERAL DE ELECTORES.

Auditoría al Cumplimiento del Contrato No. 320/2000 Servicios de Actualización Tecnológica del Medio de Almacenamiento donde Reside la Base de Imágenes del Padrón.

OBJETIVO

Verificar el cumplimiento en tiempo y forma de los servicios contratados al amparo del contrato No. 320/2000 celebrado entre el Instituto Federal Electoral y la empresa Qualita Sistemas S.A. de C.V. para el Servicios de Actualización Tecnológica del Medio de Almacenamiento donde Reside la Base de Imágenes del Padrón, Migración y Adecuación de los Sistemas de Integración y Explotación de la misma.

AVANCE Y RESULTADOS PRELIMINARES

Esta auditoría se inicio en el mes de marzo y se estima que a la fecha de preparación de este informe el avance es del 70%; los resultados parciales muestran un atraso considerable en el cumplimiento de los objetivos del proyecto, los resultados definitivos y las acciones que se deriven de ellos, serán presentadas en el siguiente informe trimestral.

8. DIRECCION EJECUTIVA DEL REGISTRO FEDERAL DE ELECTORES.

Auditoría al Cumplimiento del Contrato No. 134/2000 Solución Integral para la Detección de Rostros Similares o Posibles Duplicados en el Padrón Electoral y; pedido–contrato IFE/0878/2000 Licencia de Uso Ilimitado Faceit para la Vectorización de las Imágenes del Padrón Electoral.

OBJETIVO

Verificar el cumplimiento en tiempo y forma de los servicios contratados al amparo del contrato No. 134/2000 Solución Integral para la Detección de Rostros Similares o Posibles Duplicados en el Padrón Electoral y del pedido – contrato IFE/0878/2000 Licencia de Uso Ilimitado Faceit para la Vectorización de las Imágenes del Padrón Electoral.

AVANCE

Esta auditoría se inicio en el mes de marzo y se estima que a la fecha de preparación de este informe el avance es del 60%., los resultados definitivos y las acciones que se deriven de ellos, serán presentados en el siguiente informe trimestral.

En el presente capítulo se reporta el avance de las auditorías que respecto de este rubro se iniciaron en el trimestre anterior; las que se iniciaron en el período que se informa; así como las actividades relacionadas con los trabajos de adaptación, remodelación o mantenimiento llevados a cabo durante el ejercicio 2000.

En el informe correspondiente al cuarto trimestre del año 2000 se presentaron los avances y resultados parciales de la auditoría a las adaptaciones y remodelaciones efectuadas al inmueble que ocupará el Centro Regional de Cómputo en Monterrey; al respecto, durante el trimestre que se reporta se efectuó una visita para inspeccionar el avance de los trabajos y recabar documentación inherente a la auditoría.

En virtud de que la obra aún no ha sido concluida, se estima que los resultados definitivos serán presentados en el siguiente informe trimestral.

En el informe correspondiente al cuarto trimestre del año 2000 se presentaron los avances y resultados parciales de la auditoría a las adaptaciones y remodelaciones efectuadas al inmueble que ocupará el Centro Regional de Cómputo en Querétaro; al respecto, durante el trimestre que se reporta se efectuó una visita para inspeccionar el avance de los trabajos y recabar documentación inherente a la auditoría.

En virtud de que la obra aún no ha sido concluida, se estima que los resultados definitivos serán presentados en el siguiente informe trimestral.

OBJETIVO

Comprobar que las adaptaciones y remodelaciones efectuadas al inmueble que ocupa la Junta Distrital 02 en Pichucalco Chis., se realizaron conforme a las especificaciones de calidad y precio estipuladas en el contrato respectivo y en el tiempo previsto. En su caso, determinar y cuantificar las desviaciones y dictar las medidas correctivas a que haya lugar. Asimismo, verificar el cumplimiento de las disposiciones Legales aplicables para la contratación.

AVANCE Y RESULTADOS PRELIMINARES

La revisión en comento se llevó a cabo del 6 al 9 de marzo del año en curso encontrándose en primera instancia deficiencias en la aplicación de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas para la contratación, así como en la calidad de los trabajos. En cuanto a la ejecución de la obra, a la fecha de elaboración de este informe se está en la etapa final de cuantificación y valoración.

ACCIONES

Una vez que se concluya la totalidad de los trabajos de auditoría se procederá a la elaboración del informe final de resultados mismo que se hará del conocimiento del Consejero Presidente, de la Comisión de Contraloría Interna, del Vocal Ejecutivo de la Junta Local en Chiapas y del Vocal Ejecutivo del Distrito 02 en Pichucalco; por su parte, en el órgano interno de control se dará seguimiento a la atención que el área auditada dé a las medidas correctivas que se determinen hasta su total conclusión.

OBJETIVO

Comprobar que las adaptaciones y remodelaciones efectuadas al inmueble que ocupa la Junta Local Ejecutiva en Villahermosa Tab., se realizaron conforme a las especificaciones de calidad y precio estipuladas en el contrato respectivo y en el tiempo previsto. En su caso, determinar y cuantificar las desviaciones y dictar las medidas correctivas a que haya lugar. Asimismo, verificar el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables para la contratación.

AVANCE Y RESULTADOS PRELIMINARES

La revisión en comento se llevó a cabo del 6 al 9 de marzo del año en curso encontrándose en primera instancia deficiencias en la aplicación de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas para la contratación de los trabajos. En cuanto a la ejecución de la obra, a la fecha de elaboración de este informe se está en la etapa final de cuantificación y valoración.

ACCIONES

Una vez que se concluya la totalidad de los trabajos de auditoría se procederá a la elaboración del informe final de resultados mismo que se hará del conocimiento del Consejero Presidente, de la Comisión de Contraloría Interna y del Vocal Ejecutivo de la Junta Local en Tabasco; por su parte, en el órgano interno de control se dará seguimiento a la atención que el área auditada dé a las medidas correctivas que se determinen hasta su total conclusión.

En relación con las actividades que se reportan en este capítulo, se analizaron documentalmente los trabajos de adaptación, remodelación o mantenimiento que fueron ejecutados durante el ejercicio 2000, en los inmuebles propios o rentados que ocupa el Instituto Federal Electoral en los lugares siguientes:

El Programa Especial de Auditoría que se aplicó en las 32 Juntas Locales Ejecutivas y en el 10% de las Juntas Distritales, durante el pasado proceso electoral, llegó a su fin con la emisión del Reporte Final.

El alcance de revisión del Programa Especial, aplicado sobre bases selectivas, permitió realizar 128 auditorías en un período de ocho meses, de donde se detectaron alrededor de 720 observaciones a los procedimientos normativos, de las cuales han sido solventadas aproximadamente un 70% aproximadamente, el diferencial corresponde esencialmente al último reporte.

Las observaciones detectadas durante las auditorías del Programa, Especial fueron reportadas con detalle, en su respectivo documento, a los Vocales, Ejecutivo y Secretario, así como al Coordinador Administrativo de las 32 Juntas. En aquellos casos, en donde resultaron bastantes observaciones o su impacto fue de trascendencia, los Directores o Subdirectores del órgano de control, acudieron personalmente a discutirlas con personal responsable del órgano desconcentrado seleccionado.

Lo más relevante del Programa fue que no se detectaron irregularidades como faltantes de efectivo, malversación de fondos o activos, gastos personales o violaciones intencionales a los controles internos, pero si observaron diversos incumplimientos a la normatividad establecida por la Dirección Ejecutiva de Administración y la falta de oportunidad en el registro de las operaciones, diaria y mensual, en casi todas las Juntas.

Los problemas antes comentados, afectan la estructura del Sistema Integrador de Administración de los Recursos (SIAR) y no permiten identificar, analizar, clasificar, registrar y emitir información cuantitativa confiable por las operaciones realizadas. Además, el personal responsable del manejo y reporte del SIAR no conoce a plenitud las bondades del Sistema y por otro lado, sus perfiles académico y experiencia deberá mejorase.

El total de las observaciones detectadas durante el Programa Especial fue de 720, que clasificadas por área, presentan los siguientes efectos:

En vista de que la mayor concentración de las observaciones se generan en el área de Recursos Financieros; a continuación se explica su origen, que es por cuenta contable y por procedimientos:

La siguiente área que presenta desorden, es la de Recursos Materiales con un 28% del total de las observaciones; a continuación mencionan los procedimientos donde se concentran:

En el área de Recursos Humanos las debilidades detectadas representan el 20% y se concentran en procedimientos, que en la mayoría de los casos, su recurrencia no llega al 1%, por lo que no resulta necesario mencionarlas.

Las conclusiones del Programa Especial de Auditoría, llevan a sugerir que deben realizarse algunos cambios en la parte rectora de la operación administrativa de las Juntas; por lo que se requiere mayor participación directa en las tareas administrativas de las Juntas, del Vocal Ejecutivo y del Vocal Secretario y una mejor definición de sus funciones y responsabilidades, que deberán estar establecidas adecuadamente en el Código Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales (COFIPE) y además, se deberán redefinir las responsabilidades del Coordinador Administrativo.

Recomendaciones:

1. Los tres servidores públicos responsables de la operación de una Junta Local, el Vocal Ejecutivo, Vocal Secretario y Coordinador Administrativo, al quedar definidas sus funciones, estarán obligados a involucrarse más en la operación administrativa de la Junta; es decir, participarán más en la supervisión y aprobación de la aplicación de los recursos ministrados por la Oficina Central.
2. La información contable que proporciona el SIAR, para que sea una herramienta útil para la administración, al control interno y los presupuestos debe estar al corriente y ser de buena calidad.
3. Urge mejorar las remuneraciones al personal con tareas contables, para mantener personal competitivo y experimentado.
4. Se deben mejorar los manuales de procedimientos y políticas vigentes, por otros más adecuados a las operaciones comunes de las Juntas Locales; identificando las funciones de responsabilidad, uniformando las operaciones medulares y el uso de formas graficando el flujo de las operaciones. Lograrlo, convertirá en más consistentes las operaciones y dará resultados uniformes. Bajo estas premisas ya no habrá uso de diferentes criterios en la aplicación de la Normatividad.
5. Buscar mejorar la calidad de contratación del personal administrativo. Promover que los perfiles de contratación, contemplen candidatos con mayor experiencia de preferencia titulados o estudiantes con buen record de calificaciones.
6. Urge fortalecer más los conocimientos administrativos de los titulares citados en el primer punto y los conocimientos contables de su personal administrativo, promoviendo cursos de capacitación en materia presupuestal, fiscal, financiera y de interpretación de los reportes contables; así como de contabilidad y de recursos materiales, respectivamente. Se reconoce que se han realizado esfuerzos muy importantes con la capacitación, pero éstos no han sido del todo buenos, por lo que sería conveniente reevaluar el enfoque de la capacitación interna y externa.
7. Se debe aplicar más la supervisión contable y presupuestal, de parte de la Dirección Ejecutiva de Administración hacia las Juntas Locales, en cuanto a sus actividades administrativas.

A continuación se presenta un balance de las recomendaciones emitidas y solventadas de auditorías que, en el año 2000 llevó a cabo la Contraloría Interna en las Juntas Locales y Centros Regionales de Cómputo, así como en oficinas centrales.

En el año 2000, el órgano interno de control emitió diversas recomendaciones derivadas de la auditoría especial practicada por el despacho Freyssinier Morín, S.C. a las Juntas Locales, habiéndose generado 4 informes de observaciones y recomendaciones, las cuales han sido desahogadas en la forma que a continuación se menciona:

Las recomendaciones emitidas por esta Contraloría Interna a los Centros Regionales de Cómputo, derivadas de los resultados de las auditorías practicadas en el presente año, han sido atendidas en la forma que a continuación se indica:

En este apartado se informa de la atención de las quejas y denuncias administrativas que se promueven en contra de servidores públicos del Instituto, en el período que se reporta se recibieron 25 denuncias, como a continuación se indica: